雖然讀信者可能只花少許時間迅速瀏覽你的信件, 千萬不要因此而假設對方不會注意到拼音或文法上的問題. 萬一真的有一兩項錯誤, 對方可能因此而對你的專業印象打折扣, 所以就如寫完文章後要再檢閱一樣, 在寫完信之後花點時間檢查非常重要.一般常用的文書處理程式都有檢查拼音及文法之裝置, 學習使用此種裝備對於書信撰寫絕對是利多於害. 不過要注意拼音設備只能檢查單字拼對與否, 並不能檢查單字是否適用. 例如 “affect” 和 “effect” 二字都拼得正確, 但是用法卻不同, 然而這兩字常被錯誤交替使用. 若是不確定如何使用某字, 最好還是先查詢字典.

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